Lắp đặt tổng đài ảo và 7 điều cần lưu ý

[diginext]

Trong những năm gần đây, nhu cầu lắp đặt tổng đài ảo ngày một tăng cao vì những lợi ích và tính năng hữu dụng mà giải pháp này mang đến cho các doanh nghiệp là không hề nhỏ. Trước khi lắp đặt tổng đài ảo, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Quy trình, bảng giá như thế nào là hợp lý? Hãy cùng DigiNext khám phá trong bài viết này nhé!

Những con số “biết nói” về tổng đài ảo​

Khi công nghệ liên tục phát triển với tốc độ chóng mặt và thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gắt gao, sự hiệu quả trong việc tương tác, nâng cao trải nghiệm với khách hàng đang trở thành một trong những yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, lắp đặt tổng đài ảo đã trở thành một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể cho nhiều doanh nghiệp.
Những số liệu thống kê về dịch vụ tổng đài ảo dưới đây có thể sẽ khiến bạn phải ngạc nhiên:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 30 – 50% chi phí khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống (theo ước tính của Ballpark)
• Giá tổng đài ảo sẽ giảm tới 5% hàng năm (theo ước tính từ Gartner)
• Mỗi nhân viên có thể tiết kiệm 32 phút cuộc gọi mỗi ngày
• Năm 2025, thị phần tổng đài ảo VoIP toàn cầu có thể đạt 55 tỷ USD (theo báo cáo của Global Market Insights, Inc)
• Vào năm 2027 quy mô thị trường phần mềm tổng đài ảo có thể lên đến 72,3 tỷ USD (theo báo cáo của Grand View Research)

Các số liệu trên cho thấy tổng đài ảo đã trở thành một giải pháp phổ biến, hữu ích, đã, đang và sẽ là xu hướng được ưu tiên lựa chọn hàng đầu hiện nay.

Lắp đặt tổng đài ảo đã trở thành một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể cho nhiều doanh nghiệp

Bảng giá lắp đặt tổng đài ảo​

Chi phí lắp đặt tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, số lượng người dùng, tính năng, khả năng tích hợp với các hệ thống khác, nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp, yêu cầu tùy chỉnh,… Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi ước tính chi phí lắp đặt tổng đài ảo:

• Quy mô và số lượng người dùng tổng đài điện thoại ảo: Bởi vì tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây thông qua kết nối mạng internet nên doanh nghiệp không tốn chi phí cho các lắp đặt phần cứng. Thay vào đó, quy mô của tổng đài ảo và số lượng người dùng (số lượng máy nhánh) sẽ ảnh hưởng đáng kể đến chi phí. Số lượng người dùng càng lớn thì chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra càng cao.
• Tính năng của tổng đài VoIP ảo: Các nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo thường cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau với các tính năng và quyền lợi riêng biệt. Bảng giá tổng đài ảo sẽ thay đổi dựa trên mức độ đầy đủ và tiện ích của tính năng được bao gồm trong từng gói dịch vụ. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tuỳ chỉnh tính năng theo nhu cầu cụ thể thì chi phí bỏ ra cũng sẽ cao hơn các gói dịch vụ cơ bản.
• Khả năng tích hợp của tổng đài nội bộ ảo: Hệ thống tổng đài ảo có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác như CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning),… Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến chi phí so với việc chỉ sử dụng các tính năng tiêu chuẩn.
• Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều bên cho thuê tổng đài ảo, và mỗi nhà cung cấp có mức giá và gói dịch vụ khác nhau. Việc tìm hiểu, so sánh bảng giá tổng đài ảo của các nhà cung cấp để tìm ra giải pháp phù hợp với ngân sách và yêu cầu của doanh nghiệp là cần thiết trong quá trình thiết lập tổng đài ảo.
• Cước gọi: Chính sách cước phí cuộc gọi của các nhà cung cấp là khác nhau và chi phí này cũng thay đổi tuỳ theo mỗi nhà mạng. Để biết chính xác về cước gọi app tổng đài ảo, bạn nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ để lấy báo giá chi tiết.
• Phí sử dụng: Doanh nghiệp cần xem xét đến các chi phí sử dụng tổng đài ảo như phí khởi tạo, phí duy trì máy nhánh hàng tháng, phí dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, phí nâng cấp phần mềm,…

Hệ thống tổng đài DigiNext có bảng giá như sau:

STT	Tên gói	Mô tả chi tiết	Số lượng	Đơn vị tính	Bảng giá (VNĐ/EXT)
1		Tổng đài Diginext dưới 5 ext	1	Ext	80,000
2	Next 1	Tổng đài Diginext gói 5 ext	1	Gói (5 exts/gói)	250,000
3	Next 2	Tổng đài Diginext gói 10 ext	1	Gói (10 exts/gói)	450,000
4	Next 3	Tổng đài Diginext gói 20 ext	1	Gói (20 exts/gói)	800,000
5	Next 4	Tổng đài Diginext gói trên 20 ext	1	Ext (theo block 5 exts)	35,000
6	Next 5	Tổng đài Diginext gói trên 100 ext	1	Gói	Liên hệ

Lưu ý: Bảng giá trên chưa bao gồm 10% VAT

7 điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo​

Khi lắp tổng đài doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau để đảm bảo tổng đài ảo hoạt động hiệu quả:

Xác định nhu cầu sử dụng và yêu cầu đặt ra với tổng đài ảo​

Điều đầu tiên cần tìm hiểu trước khi lắp đặt tổng đài ảo là phân tích kỹ càng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp bạn chọn được giải pháp và gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau:
Số lượng người dùng: Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau, xem xét số lượng người dùng để chọn được gói dịch vụ tổng đài ảo phù hợp nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động suôn sẻ và không bị gián đoạn.
Tính năng cần thiết: Có doanh nghiệp chỉ cần các tính năng cơ bản như nghe gọi nhưng cũng có doanh nghiệp cần thêm nhiều tính năng thông minh như gọi video, họp trực tuyến, tích hợp đa kênh (sms, email, zalo, messenger,…), tích hợp các hệ thống quản lý (CRM, ERP,…),…
Hỗ trợ khách hàng: Xem xét mức độ hỗ trợ khách hàng mà bạn cần từ nhà cung cấp tổng đài ảo nhằm đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ và giải quyết kịp thời các vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng. Thường thì doanh nghiệp nên tìm đến các nhà cung cấp có thể hỗ trợ 24/7/365.

Dự trù ngân sách​

Chi phí dành cho việc triển khai tổng đài ảo của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau
Chi phí dành cho việc triển khai tổng đài ảo của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Xác định ngân sách giúp doanh nghiệp chọn được gói dịch vụ và nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo cho công ty phù hợp với mình.

Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo​

Bước tiếp theo trong quá trình lắp đặt tổng đài ảo sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng và ngân sách là doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp tổng đài ảo. Bạn hãy nghiên cứu, tìm hiểu và so sánh các đơn vị trên thị trường để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất, trung hoà được tổng thể các yếu tố về khả năng đáp ứng tính năng, giá cả, độ tin cậy, bảo mật, uy tín, kinh nghiệm, hỗ trợ kỹ thuật.

Lựa chọn đầu số​

Đầu số là số điện thoại mà khách hàng và doanh nghiệp dùng để liên hệ với nhau thông qua tổng đài ảo. Hiện nay có 4 dịch vụ đầu số được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất

• Đầu số 1900: Đây là đầu số chỉ nhận cuộc gọi đến và người gọi là bên phải thanh toán cước phí.
• Đầu số 1800: Đây là đầu số chỉ nhận cuộc gọi đến và người gọi được miễn 100% cước phí, nhà đăng ký dịch vụ tổng đài ảo sẽ là bên trả phí.
• Đầu số cố định: Là các số điện thoại cố định thông thường, có định dạng bắt đầu bằng mã vùng khu vực. Đầu số cố định có thể vừa nhận cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng.
• Đầu số di động: Là sử dụng sim di động để tích hợp kết nối với tổng đài ảo, vừa nhận cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối​

Việc lựa chọn thiết bị đầu cuối trong lắp đặt tổng đài ảo cũng vô cùng quan trọng. Thiết bị đầu cuối có nhiều loại khác nhau và dưới đây là một số loại phổ biến:
Điện thoại IP (Internet Protocol): là loại điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để truyền dữ liệu giọng nói qua giao thức internet. Điện thoại IP lại chia ra thành 3 loại chính:

• Điện thoại dùng dây LAN: là một loại điện thoại IP được kết nối trực tiếp vào mạng LAN (Local Area Network). Loại điện thoại này được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
• Điện thoại không dây: là loại thiết bị đầu cuối có tính di động cao. Chúng hoạt động thông qua kết nối không dây với đế phát (có cắm mạng LAN) và cho phép người dùng di chuyển trong phạm vi nhất định khi thực hiện cuộc gọi.
• Điện thoại Wifi: là loại điện thoại có khả năng kết nối và sử dụng mạng Wifi để thực hiện cuộc gọi và truy cập Internet.

Điện thoại IP (Internet Protocol)
Phần mềm Softphone
Softphone là một ứng dụng được cài đặt trên máy tính, laptop, smartphone, máy tính bảng cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi và sử dụng các tính năng của tổng đài ảo thông qua kết nối internet.

Trang bị đường truyền internet​

Để đảm bảo tổng đài ảo hoạt động ổn định và hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị đường truyền internet với tốc độ cao, độ ổn định và bảo mật tốt. Nếu đường truyền internet gặp vấn đề có thể dẫn đến trục trặc trong hoạt động của tổng đài ảo: cuộc gọi bị chập chờn, ngắt quãng ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị thêm 1-2 đường truyền internet dự phòng để tránh trường hợp đường truyền chính gặp sự cố. Điều này đảm bảo cho hệ thống tổng đài không bị gián đoạn.

Đào tạo sử dụng​

Bước quan trọng cuối cùng không thể bỏ qua là đào tạo nhân viên hoặc người dùng cuối về việc sử dụng hệ thống tổng đài ảo. Quá trình đào tạo hướng dẫn sử dụng giúp nhân viên nắm được đầy đủ kiến thức và kỹ năng để tận dụng tối đa các tính năng, lợi ích của tổng đài ảo, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Ở trên chúng ta đã khám phá một số khía cạnh quan trọng trong việc triển khai lắp đặt tổng đài ảo. Hi vọng rằng thông qua bài viết này, các bạn đã có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về tổng đài ảo và tầm quan trọng của nó trong việc cung cấp giải pháp làm việc và chăm sóc khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp.
Nếu quý khách có nhu cầu triển khai giải pháp tổng đài ảo tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hay ở bất kỳ đâu hãy iên hệ ngay với DigiNext. Hãy để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn đến triển khai lắp đặt, giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng tiếp cận với công nghệ tiên tiến nhất và tận dụng tối đa tiềm năng của tổng đài ảo.